Ein Dach für alle – gut verwaltet.

Belegung, Bescheide, Gebühren und Gebäude an einem Ort – schlank, datensparsam und für den Einsatz in der Verwaltung gebaut.

Zur Anmeldung → Programmbeschreibung (PDF)

Kontakt: Info@ufomanager.de

Belegung

Unterkünfte, Wohngruppen, Zimmer und Betten mit Belegungsplan. Familien, Frauen und Männer werden passend untergebracht.

Bescheide und Dokumente

Gebührenbescheide, Übernachtungsscheine, Aufhebungen, Hausverbote und Beilagen als Word-Dokument aus Ihren Vorlagen – mit Dokumentnummer und Prüfcode.

Gebühren und Kosten

Erwartete Einnahmen, Miete und Nebenkosten je Gebäude, Unterhaltung und Personalkosten in einer Übersicht, mit Excel-Export.

Vorplanung

Drohende Obdachlosigkeit frühzeitig erkennen und passende freie Plätze vorausplanen.

Statistik

Auswertungen für Verwaltung und Politik sowie die Stichtagsmeldung der Wohnungslosenstatistik für eSTATISTIK.core bzw. IDEV.

Archiv-Anbindung

Dokumente und Rechnungen werden einmal erfasst und an das Archivsystem (enaio) weitergereicht, ohne zusätzliche Ablage in der Anwendung.

Auf einen Blick

1Rollen und Rechte
Administrator, Sachbearbeitung, Hausmeister und Lesezugriff sehen nur, was sie für ihre Arbeit brauchen.

2Geschützt
Verschlüsselte Datenhaltung, Zwei-Faktor-Anmeldung, Protokoll aller Zugriffe und Änderungen.

3Keine Personendaten hier
Diese Seite ist für alle Besucher gleich und zeigt nichts aus dem Betrieb.

Technische Informationen

Systemvoraussetzungen

Server: Windows 10/11 (Installationsprogramm), Linux oder fertige VirtualBox-VM – eine Installation je PC, rund 10 bis 20 gleichzeitige Nutzer.
Arbeitsplätze: nur ein aktueller Browser (Edge, Chrome, Firefox) – keine Installation, keine Plug-ins.
Software: Python 3.11 oder neuer (im Offline-Paket enthalten), Datenbank SQLite – kein separater Datenbankserver.
Netz: Betrieb im Intranet über HTTPS (Port 443). Zugriff von außen nur, wenn ausdrücklich freigegeben.
Optional: E-Mail-Server (SMTP/IMAP) und Archivsystem (enaio) – ohne Anbindung läuft die Anwendung allein.
Updates: signierte Update-Datei, wird beim Einspielen geprüft; Datensicherung täglich automatisch.

Datensicherheit (Art. 32 DS-GVO)

Verschlüsselung: Datenbank und Dokumente werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert (Schlüsselableitung mit scrypt), Übertragung per HTTPS/TLS.
Anmeldung: Passwörter nur als Hash, Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App (TOTP), Sperre nach Fehlversuchen.
Zugriff: Rollen und Rechte je Menüpunkt, optional nur freigegebene Arbeitsplätze.
Nachvollziehbar: Protokoll von Anmeldungen, Zugriffen und Änderungen mit Aufbewahrungsfrist.
Dokumente: eindeutige Dokumentnummer mit Prüfcode, auf Wunsch digital signiert.
Daten bleiben im Haus: keine Cloud, keine Weitergabe an Dritte, keine Tracker oder externen Schriftarten.

Datenschutz (DS-GVO und NDSG)

Information (Art. 13/14): Datenschutzhinweis für Bewohner als Dokument, auch bei Übernahme aus der Vorplanung.
Auskunft (Art. 15): Datenauskunft zu einer Person auf Knopfdruck.
Löschung (Art. 17): einstellbare Löschfristen für ehemalige Bewohner, Protokolle und Ausweis-Scans; Löschung samt Dateien.
Datensparsamkeit: nur Angaben, die für die Unterbringung gebraucht werden; Statistiken und Testkopien ohne Klarnamen.
Berechtigungskonzept (§ 17 Abs. 2 Nr. 2 NDSG): wer was sehen und ändern darf, in der Anwendung einsehbar und ausdruckbar.

Die Anwendung stellt technische Mittel bereit, um die Vorgaben von DS-GVO und NDSG einzuhalten. Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts bleibt die betreibende Stelle: Rechtsgrundlagen, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung liegen dort.